Fachliteratur in der öffentlichen Verwaltung. Vom Printbestand zur digitalen Bibliothek: Rechtssicher, kosteneffizient und nachhaltig beschaffen

Inhalt

Einleitung

1. Auftragsgegenstand
   
2. Mögliche Elemente einer Leistungsbeschreibung
   
   2.1 Kerninhalte der Leistungsbeschreibung
   
   2.2 Zusätzliche Funktionen
   
3. Wertungskriterien
   
   3.1 Fachliche Wertungskriterien
   
   3.2 Nichtfachliche Wertungskriterien
   
4. Größte Unterschiede bei den durchgeführten Vergaben
5. Fazit und Best Practices
   

Einleitung

Fachliteratur gehört zur Grundausstattung jeder Behörde: Gesetzeskommentare, Normenpublikationen, Fachzeitschriften und digitale Datenbanken sind unverzichtbar für die tägliche Arbeit in Rechtsämtern, Planungsabteilungen oder der Kämmerei. Die Beschaffung dieser Medien ist vergaberechtlich anspruchsvoller, als sie auf den ersten Blick erscheint – insbesondere wenn Print- und Digitalangebote in einem Verfahren zusammengeführt werden sollen.

Die typische Beschaffungssituation zeigt fünf wiederkehrende Muster: die laufende Aktualisierung von Pflichtliteratur (Kommentare, Normen), den Projekt- und Sonderbedarf bei neuen Rechtsgebieten, den Umstieg von Print auf Digital oder Hybrid, die Konsolidierung mehrerer Einzellizenzen zu einer Verwaltungslizenz sowie die haushaltsbedingte Bündelung über Rahmenabrufe.

Der Markt für Fachliteratur in der Verwaltung wandelt sich grundlegend. Während klassische Printwerke nach wie vor gefragt sind, treiben Plattformlösungen und lizenzbasierte E-Medienangebote die Digitalisierung der Bibliotheksbestände voran. Auf kommunaler und Landesebene wächst das Interesse an Single-Sign-on-Integrationen (SSO), standortunabhängigem Zugriff und nutzungsbasierten Lizenzmodellen. Strategische Beschaffung sowie der Einsatz generativer KI zählen laut cosinex zu den prägenden Entwicklungen im öffentlichen Einkauf (Quelle: cosinex Blog, 15. Januar 2025). Gleichzeitig steigen die Erwartungen an die Nachhaltigkeit: Gebündelte Lieferungen, recyclingfähige Verpackungen und die bevorzugte Beschaffung digitaler Ausgaben statt Mehrfachexemplaren gewinnen auch im Bereich der Medienbeschaffung an Bedeutung.

Die rechtlichen Rahmenbedingungen richten sich nach dem Auftragswert: Oberhalb der EU-Schwellenwerte gelten das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und die Vergabeverordnung (VgV); unterhalb kommen die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) oder landesrechtliche Regelungen zur Anwendung. Bei digitalen Produkten sind darüber hinaus die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) sowie – soweit öffentlich zugängliche Plattformen beschafft werden – das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) zu berücksichtigen. Erhöhte Wertgrenzen für Direktaufträge, die Bund und mehrere Bundesländer insbesondere in den Jahren ab 2023 und 2024 eingeführt haben, erweitern den Handlungsspielraum bei kleineren Medienbeschaffungen.

Bei der Beschaffung gedruckter Fachliteratur gilt das Gesetz über die Preisbindung für Bücher (BuchPrG) in seiner Fassung vom 2. September 2002, zuletzt geändert durch Artikel 23 des Gesetzes vom 8. Oktober 2023. Es verpflichtet Verlage und Importeure, für jedes neue Buch einen verbindlichen Ladenpreis festzusetzen, der von allen Letztverkäufern einzuhalten ist (§ 3 BuchPrG). Preisverhandlungen oder pauschale Mengenrabatte – wie sie in anderen Beschaffungsbereichen üblich sind – sind für neue Printbücher damit grundsätzlich ausgeschlossen.

Nach § 7 Abs. 2 BuchPrg räumt das Gesetz Vergabestellen in der öffentlichen Verwaltung jedoch konkrete Rabattmöglichkeiten ein, je nach Art der beschaffenden Einrichtung.

1. Auftragsgegenstand

Der Auftragsgegenstand Fachliteratur umfasst eine breite Palette von Medientypen und Serviceleistungen. Eine klare Abgrenzung der zu beschaffenden Segmente ist die Voraussetzung für ein vergaberechtlich einwandfreies Verfahren.

Zur Leistung zählen typischerweise folgende Segmente: Printmedien (Bücher, Loseblattsammlungen, Kommentare und Broschüren), E-Books und Online-Bibliotheken mit lizenzbasiertem Zugriff, Fachdatenbanken und digitale Zeitschriften als Abonnements, Fortsetzungslieferungen und Standing Orders für laufend aktualisierte Werke