Elektronisches Fahrtenbuch zur landesweiten Nutzung
SIS - Schweriner IT- und Servicegesellschaft mbH - Rahmenvereinbarung: Beschaffung einer Hard- und Softwarelösung für das Flottenmanagement (2025)
LeistungsbeschreibungPreisblatt
Inhalt
- Auftragsgegenstand
- Mögliche Elemente einer Leistungsbeschreibung
2.1 Kerninhalte der Leistungsbeschreibung
2.2 Zusätzliche Funktionen - Wertungskriterien
3.1 Fachliche Wertungskriterien
3.2 Nichtfachliche Wertungskriterien - Größte Unterschiede bei den durchgeführten Vergaben
- Fazit und Best Practices
Einleitung
Ein elektronisches Fahrtenbuch (eFB) ist eine Software, die Dienstfahrten digital erfasst, verwaltet und für steuerliche sowie betriebliche Zwecke auswertbar macht. Für Landesverwaltungen mit heterogenen Fuhrparks – von PKW über Transporter bis zu Spezialfahrzeugen wie Kehrmaschinen oder Müllwagen – gewinnt die softwaregestützte Fahrtenbuchführung an Bedeutung, da händisch geführte Fahrtenbücher von Finanzbehörden zunehmend kritisch bewertet werden.
Der Markt bietet ein breites Spektrum an Lösungen, das von einfachen mobilen Apps bis zu vollintegrierten Telematiklösungen mit Fuhrparkmanagement reicht. Die folgende Übersicht gibt einen Orientierungsrahmen für die Beschaffung:
| Lösungstyp | Typische Merkmale | Geeignet für | Bereitstellung |
|---|---|---|---|
| Mobile App (einfach) | Manuelle Fahrterfassung, GPS optional, einfaches Reporting, keine Systemintegration | Kleine Behörden, wenige Fahrzeuge, geringes Datenvolumen | SaaS / Cloud |
| Web-Applikation mit Flottenmodul | Webbasierte Verwaltung, Benutzerverwaltung, Mandantenfähigkeit, Exportfunktionen | Mittlere Verwaltungseinheiten, gemischte Nutzergruppen | SaaS, On-Premises oder hybrid |
| Telematiklösung mit OBD/GPS | Automatische Fahrterkennung per OBD-Dongle oder GPS-Tracker, Echtzeit-Daten, Plausibilitätsprüfung | Große Fuhrparks, hoher Spezialfahrzeuganteil, Bauhof, operative Dienste | SaaS, On-Premises |
| Integrierte Fuhrparkmanagementlösung | Fahrtenbuch als Teilmodul, zusätzlich UVV, Führerscheinkontrolle, Kostenverwaltung, Buchungssystem | Landesweite Rahmenvereinbarungen mit erweitertem Bedarf | SaaS, On-Premises oder hybrid |
Drei rechtliche Rahmenbedingungen prägen die Beschaffung: Erstens verlangen die GoBD (BMF-Schreiben vom 28. November 2019 zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form) eine revisionssichere, nachvollziehbare und manipulationssichere Protokollierung aller Fahrteinträge und Änderungen. Zweitens greift die DSGVO (Verordnung (EU) 2016/679), da GPS-basierte Standortdaten personenbezogene Daten darstellen. Eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO ist in der Regel durchzuführen. Drittens ist das jeweilige Landespersonalvertretungsgesetz zu beachten, da die elektronische Erfassung und Auswertung von Nutzerdaten mitbestimmungspflichtig ist – die Zustimmung des Personalrats muss frühzeitig eingeholt werden.
1. Auftragsgegenstand
Der Auftragsgegenstand beschreibt, was genau beschafft wird, welche Leistungen eingeschlossen sind und welche Abgrenzungen gelten. Eine präzise Abgrenzung verhindert Missverständnisse im Vergabeverfahren und Nachträge in der Umsetzung.
Gegenstand der Beschaffung ist die Bereitstellung, Einführung und der Betrieb einer softwaregestützten Fahrtenbuchlösung für den landesweiten Einsatz in mehreren Behörden und Dienststellen. Die Kernleistung umfasst die digitale Erfassung, Verwaltung und Auswertung von Dienstfahrten für einen gemischten Fuhrpark. Zur
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