Dienstfahrräder: Pedelecs, E-Bikes und Lastenräder rechtskonform und kosteneffizient ausschreiben

Inhalt

Einleitung

1. Auftragsgegenstand
   
2. Mögliche Elemente einer Leistungsbeschreibung
   
   2.1 Kerninhalte der Leistungsbeschreibung
   
   2.2 Zusätzliche Funktionen
   
3. Wertungskriterien
   
   3.1 Fachliche Wertungskriterien
   
   3.2 Nichtfachliche Wertungskriterien
   
4. Größte Unterschiede bei den durchgeführten Vergaben
5. Fazit und Best Practices
   

Einleitung

Immer mehr Kommunen, Bundesbehörden und sonstige Einrichtungen der öffentlichen Hand setzen Dienstfahrräder im Außendienst, im Bauhof, im Ordnungsdienst und in der Verwaltung ein. Im Fokus stehen dabei vor allem Pedelecs (elektrisch unterstützte Fahrräder bis 25 km/h gemäß DIN EN 15194), Lastenräder nach DIN EN 17860 sowie klassische Dienstfahrräder. Die Beschaffung ist vielschichtig, weil Produktqualität, Serviceleistungen und Vergabemodell sorgfältig aufeinander abgestimmt werden müssen.

Der Markt für Elektrofahrräder wächst kontinuierlich. Laut Umweltbundesamt (UBA) wurden 2023 in Deutschland 2,1 Millionen Elektrofahrräder verkauft – ein Marktanteil von 53 Prozent am gesamten Fahrradmarkt, bei dem rund 99 Prozent auf Pedelecs entfallen. Öffentliche Auftraggeber profitieren von einem breiten und professionellen Angebot, das zunehmend auch Full-Service-Modelle mit geplanten Monatsraten einschließt.

Zu den prägenden Trends der letzten drei bis fünf Jahre zählen: der Ausbau von Lastenrädern für innerstädtische Logistik und Bauhofbetrieb, eine wachsende Nachfrage nach Full-Service-Leasing mit kalkulierbaren Gesamtkosten, die Digitalisierung der Flottenverwaltung durch Telematik-Systeme sowie ein zunehmendes Bewusstsein für Reparierbarkeit und Kreislaufwirtschaft („Sustainability by Design“). Das UBA veröffentlichte im Dezember 2025 einen aktualisierten Leitfaden zur umweltfreundlichen öffentlichen Beschaffung von Elektrofahrrädern (Pedelecs 25), der als praxisnahe Arbeitshilfe für Vergabestellen dient.

Rechtlicher Rahmen: Die vergaberechtliche Einordnung richtet sich nach dem geschätzten Auftragswert. Oberhalb der EU-Schwellenwerte gilt neben dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) die Vergabeverordnung (VgV). Unterhalb der Schwellenwerte greift die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) bzw. das jeweilige Landesvergaberecht. Bei gemischten Aufträgen (Lieferung plus Wartungsdienstleistung) ist der Hauptgegenstand der Leistung maßgeblich. Werden GPS-Tracking oder Nutzerportale eingesetzt, sind zusätzlich die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und der EU-Batterieverordnung zu beachten.

1. Auftragsgegenstand

Bevor Sie eine Ausschreibung formulieren, müssen Sie den Auftragsgegenstand präzise abgrenzen – denn je nach gewähltem Beschaffungsmodell unterscheiden sich Leistungsumfang, Vertragsstruktur und Bewertungsmethodik erheblich.

Zur Leistung gehören typischerweise: die Fortbewegungsmittel selbst (Pedelecs, Lastenräder und/oder klassische Fahrräder) einschließlich verkehrssicherer Grundausstattung nach StVZO (Licht, Bremsen, Reflektoren), Montage und Ersteinweisung am Lieferort, Wartungs- und Reparaturservice (je nach Modell), Dokumentation und Inventarisierungsdaten