Catering - Inhalte für eine Leistungsbeschreibung

Einleitung

1. Auftragsgegenstand
   
2. Mögliche Elemente einer Leistungsbeschreibung
   2.1 Kerninhalte der Leistungsbeschreibung
   2.2 Zusätzliche Funktionen
   
3. Wertungskriterien
   3.1 Fachliche Wertungskriterien
   3.2 Nichtfachliche Wertungskriterien
   
4. Größte Unterschiede bei den durchgeführten Vergaben
5. Fazit und Best Practices
   

Einleitung

Die öffentliche Beschaffung von Catering- und Verpflegungs-Dienstleistungen ist eine vielschichtige Aufgabe, die weit über die reine Bereitstellung von Mahlzeiten hinausgeht. So müssen öffentliche Auftraggeber zahlreiche Aspekte berücksichtigen, die von rechtlichen Vorgaben über verschiedene Beschaffungsmodelle bis hin zu detaillierten Nachhaltigkeits- und Qualitätskriterien sowie Aspekten der Kostenoptimierung reichen. Eine erfolgreiche Beschaffung erfordert daher eine strategische und ganzheitliche Herangehensweise, die alle diese Dimensionen integriert.

Die Leistungsbeschreibung übersetzt Ihren Bedarf in klare, messbare Anforderungen und bildet die Grundlage für Wettbewerb, Vergleichbarkeit und spätere Vertragsdurchführung.

Catering-Dienstleistungen im öffentlichen Bereich bewegen sich an der Schnittstelle zwischen Lebensmittelpraxis und Vergaberecht. Zwei Vergabearten kommen in Betracht:

• der Dienstleistungsauftrag nach GWB und VgV/UVgO, z. B. für Schul-/Kitaverpflegung, behördliche Einrichtungen, veranstaltungsbezogenes Catering mit AG-Vergütung.
• die Dienstleistungskonzession, z. B. für Schulverpflegung, Betriebsrestaurants z. B. für Mitarbeiterkantinen/Betriebsrestaurants oder Hochschulmensen mit freiem Verkauf folgt den Regelungen des GWB (Abschnitt 3, Unterabschnitt 3) und der KonzVgV.

Beim Dienstleistungsauftrag verbleibt das wirtschaftliche Risiko i. d. R. beim öffentlichen Auftraggeber. Der Caterer erhält ein festes Entgelt (z. B. pro Essen oder als Pauschale), unabhängig von der tatsächlichen Abnahmemenge oder erzielten Gewinnen. Bei der Konzession trägt der Konzessionär das Betriebsrisiko ganz oder zu einem wesentlichen Teil. Im Gegenzug erhält er das Recht zur Verwertung der Dienstleistung, z. B. durch Einnahmen aus dem Verkauf von Speisen.

Diese unterschiedliche Risikoverteilung beeinflusst maßgeblich die Vertragsgestaltung, die Preisbildung und die Anforderungen an den Bieter.

Darüber hinaus sind die gesetzlichen Vorgaben zum Hygiene- und Lebensmittelrecht (EU-VO 852/2004 (HACCP-Pflicht), deutsche Lebensmittelhygieneverordnung (LMHV), ggf. DIN 10506 (Gemeinschaftsverpflegung), DIN 10508 (Temperaturen für Lebensmittel) und DIN 10536 (Cook & Chill-Verfahren) umzusetzen und sollten in den Mindestkriterien bzw. Vertragsbedingungen festgelegt werden.

Der Schwerpunkt dieses Beitrags wird auf die Kita- und Schulverpflegung gelegt.

1. Auftragsgegenstand

Der Auftragsgegenstand umfasst die vollständige oder teilweise Übernahme der Verpflegung, typischerweise der Mittagsverpflegung, aber auch optional weiterer Mahlzeiten wie Frühstück oder Zwischenmahlzeiten an den benannten Standorten.

Der Leistungsumfang umfasst Planung, Produktion, Transport, Ausgabe und Nachbereitung von Speisen und Getränken einschließlich Sonderkostformen sowie die damit verbundenen Nebenleistungen (z. B. Reinigungs-, Spül- und Entsorgungsleistungen, Kassensystem/Abrechnung, Dokumentations- und Nachweispflichten).