Betankung von Dienstfahrzeugen – Kraftstoffversorgung und Tankkartensysteme für kommunale Fuhrparks

Inhalt

Einleitung

1. Auftragsgegenstand
   
2. Mögliche Elemente einer Leistungsbeschreibung
   
   2.1 Kerninhalte der Leistungsbeschreibung
   
   2.2 Zusätzliche Funktionen
   
3. Wertungskriterien
   
   3.1 Fachliche Wertungskriterien
   
   3.2 Nichtfachliche Wertungskriterien
   
4. Größte Unterschiede bei den durchgeführten Vergaben
5. Fazit und Best Practices
   

Einleitung

Die Betankung kommunaler Dienstfahrzeuge ist eine Dauerleistung, die auf den ersten Blick simpel erscheint – in der Praxis jedoch viele Vergabestellen vor unerwartete Herausforderungen stellt. Beschafft wird in der Regel keine Ware im eigentlichen Sinn, sondern ein Versorgungssystem: der diskriminierungsfreie, geregelte und revisionssichere Zugang zu Kraftstoffen über ein Netz von Akzeptanztankstellen, kombiniert mit Authentifizierungs-, Abrechnungs- und Reporting-Funktionen. Typisches Instrument ist dabei das Tankkartensystem, ergänzt durch RFID-Transponder oder mobile Applikationen.

Der kommunale Fuhrpark umfasst ein breites Spektrum: von Verwaltungs-Pkw und Transportern über Bauhoffahrzeuge bis hin zu Spezialfahrzeugen wie Müllsammelfahrzeugen oder Winterdienstgerät. Der Kraftstoffbedarf ist entsprechend heterogen, die Einsatzzeiten reichen oft bis in die Nacht und an Wochenenden. Viele Kommunen betreiben mehrere Betriebshöfe oder Dienststellen mit unterschiedlichen Versorgungsbedarfen – ein Umstand, der die Strukturierung der Vergabe (Losbildung, Netzabdeckung, Abruflogik) erheblich beeinflusst.

Der Markt für Fuhrpark-Tankkartenlösungen ist von wenigen großen Anbietern mit flächendeckenden Netzen geprägt, daneben aber auch von spezialisierten Dienstleistern und regionalen Tankstellennetzen. Ein aktueller Trend verändert das Leistungsspektrum grundlegend: HVO100 (Hydrotreated Vegetable Oil in Reinform), seit dem 29. Mai 2024 in Deutschland als Reinkraftstoff nach DIN EN 15940 zugelassen, steht inzwischen an über 400 Tankstellen bundesweit zur Verfügung und ermöglicht eine CO₂-Reduktion von bis zu 90 Prozent gegenüber fossilem Diesel – ohne Fahrzeugumrüstung. Die Stadt München hat beispielsweise 2024 beschlossen, HVO100 für den eigenen Fuhrpark im Rahmen einer europaweiten Ausschreibung zu nutzen. Parallel gewinnen integrierte Fuhrparkmanagement-Schnittstellen und datenbasierte Steuerungsfunktionen an Bedeutung.

Die rechtlichen Rahmenbedingungen hängen maßgeblich vom Auftragswert ab. Unterhalb des EU-Schwellenwerts richtet sich die Vergabe nach der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) und den jeweils geltenden Landeshaushaltsordnungen. Ab Schwellenwert gelten das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), die Vergabeverordnung (VgV) und die EU-Richtlinie 2014/24/EU. Bei größeren Fuhrparks oder mehrjährigen Rahmenvereinbarungen mit Verlängerungsoptionen übersteigt der Gesamtauftragswert häufig die Schwelle – eine sorgfältige Schätzung gemäß § 3 Abs. 1 VgV ist daher unerlässlich.

Das Saubere-Fahrzeuge-Beschaffungs-Gesetz (SaubFahrzeugBeschG) setzt zudem Mindestquoten für emissionsarme Fahrzeuge bei Neuanschaffungen, was bei der Gesamtstrategie für den Fuhrpark zu berücksichtigen ist. In allen Verfahren gelten die vergaberechtlichen Grundsätze der Transparenz, Gleichbehandlung und Wirtschaftlichkeit nach § 97 Abs. 1 GWB.

1. Auftragsgegenstand

Die Betankung kommunaler Dienstfahrzeuge umfasst die Versorgung des Fuhrparks mit Kraft- und Betriebsstoffen über ein Netz von Akzeptanztankstellen sowie die damit verbundenen Authentifizierungs- und Abrechnungsdienstleistungen.

Der Auftragsgegenstand setzt sich aus zwei untrennbar verbundenen Komponenten zusammen: der eigentlichen Kraftstoffversorgung (Diesel, Ottokraftstoff, ggf. AdBlue, HVO100 oder weitere Betriebsstoffe) und dem Systemzugang (Tankkarte, Transponder oder vergleichbare Technik einschließlich des zugehörigen Verwaltungsportals und Abrechnungssystems). Beide Komponenten werden üblicherweise gemeinsam vergeben