Beschaffung von Monitoren für Verwaltungsarbeitsplätze

Inhalt

Einleitung

1. Auftragsgegenstand
   
2. Mögliche Elemente einer Leistungsbeschreibung
   2.1 Kerninhalte der Leistungsbeschreibung
   2.2 Zusätzliche Funktionen
   
3. Wertungskriterien
   3.1 Fachliche Wertungskriterien
   3.2 Nichtfachliche Wertungskriterien
   
4. Größte Unterschiede bei den durchgeführten Vergaben
5. Fazit und Best Practices
   

Einleitung

Die Beschaffung von Monitoren ist eine Lieferleistung mit klar abgrenzbaren Nebenleistungen. Sie umfasst die Geräte einschließlich Standfuß, Stromversorgung und Signalkabel, Transport an die Lieferstellen. Dieser Beitrag zeigt, welche Anforderungen Sie zwingend setzen sollten, welche Sie als Option oder als Gegenstand der Wertung führen und wie Sie die Wertung methodisch belastbar aufbauen.

Typische Bedarfssituationen

Die Bandbreite reicht von der Ersatzbeschaffung einzelner Geräte über den turnusmäßigen Austausch einer Gerätegeneration bis zur Erstausstattung neuer Liegenschaften. Häufig steht die Beschaffung im Zusammenhang mit einem Wechsel des Arbeitsplatzkonzepts, etwa der Umstellung auf Notebooks mit Dockinglösung. Daneben bestehen Sonderbedarfe für Leitstellen, Bürgerbüros und Planungsarbeitsplätze. Weil sich diese Bedarfe deutlich unterscheiden, ist eine Einheitslösung für alle Arbeitsplätze meist die teurere Variante.

Geltende Vorgaben und Neuerungen im laufenden Haushaltsjahr

Arbeitsschutzrechtlich ist der Anhang Nummer 6 der Arbeitsstättenverordnung maßgeblich. Er verlangt frei und leicht dreh- und neigbare Bildschirme mit reflexionsarmen Oberflächen, ein flimmer- und verzerrungsfreies Bild, eine einfach einstellbare Helligkeit und Kontraste sowie eine der Arbeitsaufgabe angemessene Bildschirmgröße. Seit dem 1. Juli 2024 konkretisiert die Technische Regel ASR A6 Bildschirmarbeit diese Schutzziele mit Werten zu Diagonale, Sehabstand, Zeichenhöhe und Kontrast.

Produktseitig gelten für Monitore weiterhin die Verordnung (EU) 2019/2021 mit den Ökodesign-Anforderungen an elektronische Displays und die Delegierte Verordnung (EU) 2019/2013 zur Energieverbrauchskennzeichnung. Sie regeln Effizienzgrenzwerte, die Kennzeichnung in den Klassen A bis G sowie Mindestpflichten zu Ersatzteilen und Firmware-Aktualisierungen.

Geändert hat sich der Rahmen darüber: Die Ökodesign-Verordnung für nachhaltige Produkte (EU) 2024/1781, kurz ESPR, ist am 18. Juli 2024 in Kraft getreten und hat die Ökodesign-Richtlinie 2009/125/EG abgelöst. Sie enthält als Rahmenverordnung keine Anforderungen an einzelne Produkte, diese folgen in delegierten Rechtsakten je Produktgruppe. Für Monitore ändert sich deshalb vorerst nichts, die Verordnung (EU) 2019/2021 gilt bis zu ihrer Ablösung weiter. Absehbar ist die Ablösung dennoch, denn der Arbeitsplan 2025 bis 2030 nennt Elektronik- und IKT-Produkte ausdrücklich.
Für Vergabestellen ist dabei Artikel 65 ESPR zentral: Für öffentliche Aufträge sollen Mindestanforderungen gelten, die auf den beiden höchsten Leistungsklassen oder, wo es diese nicht gibt, auf den bestmöglichen Leistungswerten des jeweiligen Rechtsakts beruhen. Sobald ein solcher Rechtsakt für Displays vorliegt, verändert das die in Kapitel 2.1 und 3.2 beschriebene Handhabung von Energieeffizienz und Materialanforderungen. Auch der digitale Produktpass, das zentrale Informationsinstrument der ESPR ist hiervon beeinflusst: Er entsteht erst mit dem jeweiligen delegierten Rechtsakt.

Vergaberechtlich sind zwei Vorschriften einschlägig: § 67 VgV zur Beschaffung energieverbrauchsrelevanter Lieferleistungen und § 45 Abs. 2 des Kreislaufwirtschaftsgesetzes, der Behörden des Bundes verpflichtet, Erzeugnissen den Vorzug zu geben, die sich durch Langlebigkeit, Reparaturfreundlichkeit, Wiederverwendbarkeit und Recyclingfähigkeit auszeichnen. Neu ist das Vergabebeschleunigungsgesetz, das am 1. Juli 2026 in Kraft getreten ist. Es hebt die Wertgrenze für Direktaufträge des Bundes auf 50.000 € an und erlaubt für Liefer- und Dienstleistungen Verhandlungsvergaben ohne Teilnahmewettbewerb bis 100.000 €. Beide Werte gelten für den Bund, Länder und Kommunen können abweichende Wertgrenzen festlegen. Für Liefer- und Dienstleistungen liegt der EU-Schwellenwert in den Jahren 2026 und 2027 bei 216.000 €, für oberste und obere Bundesbehörden bei 140.000 €.

Mischausschreibung

Reine Monitorlieferungen sind selten. In der Praxis kommen Dienstleistungsanteile hinzu: Verteilung auf Räume, Aufstellen und Anschließen, Einweisung der Beschäftigten und Abholung der Altgeräte. Solche gemischten Aufträge werden nach dem Hauptgegenstand eingeordnet, der sich bei Monitoren regelmäßig aus dem Wert der Lieferleistung ergibt. Weisen Sie die Dienstleistungsanteile im Preisblatt getrennt aus und geben Sie an, wie viele Geräte an wie vielen Lieferstellen zu verteilen sind. Ohne diese Mengenangaben sind die Positionen weder kalkulierbar noch vergleichbar.

Etablierte Beschaffungstrends

Durchgesetzt In der Beschaffungspraxis findet sich häufighaben sich die Standardisierung auf wenige Gerätetypen, die Bündelung über Rahmenvereinbarungen und, die Anbindung an Notebook-Arbeitsplätze über USB-C. sowie die Betrachtung der Lebenszykluskosten. Dafür stehen frei verfügbare Rechenhilfen bereit, etwa das vom Öko-Institut im Auftrag des Umweltbundesamtes entwickelte Excel-Tool und das Online-Tool des Kompetenzzentrums innovative Beschaffung.

Relevante CPV-Codes

• 30231000-7 Computerbildschirme und Konsolen
• 30231300-0 Bildschirme
• 30231310-3 Flachbildschirme
• 30231320-6 Touchmonitore
• 30232000-4 Peripheriegeräte
• 30237000-9 Teile, Zubehör und Zusatzteile für Computer

Als Hauptklassifizierung hat sich 30231000-7 durchgesetzt, ergänzt um 30231300-0 und 30231310-3. Diese Kombination verwenden auch die zentralen IT-Dienstleister des Bundes, und sie erreicht Systemhäuser, IT-Distributoren und Herstellervertriebe gleichermaßen. Führen Sie 30232000-4 und 30237000-9 mit, wenn Sie Kabel, Halterungen oder Dockinglösungen mitbeschaffen, denn darüber finden auch Zubehörhändler die Bekanntmachung. 30231320-6 ist nur bei berührungsempfindlichen Bildschirmen einschlägig und spricht einen kleineren Anbieterkreis an.

1. Auftragsgegenstand

Dieses Kapitel grenzt ab, was Sie tatsächlich beschaffen, was außen vor bleibt und welche Varianten zur Auswahl stehen. Eine saubere Abgrenzung entscheidet darüber, ob die Angebote vergleichbar sind.

Leistungsumfang

Liefergegenstand mit betriebsbereitem Zubehör: Beschafft werden z. B. Flachbildmonitore für Verwaltungsarbeitsplätze in einer definierten Zahl von Produktklassen, je Klasse mit Nutzungsprofil und geschätzter Menge. Zum Lieferumfang gehören je Gerät Standfuß oder gleichwertige Befestigungslösung, Stromversorgung mit Netzkabel und mindestens ein für die geforderte Auflösung geeignetes digitales Signalkabel