Ersatzbeschaffung von Schlüsseln, Zylindern und Zubehör für mechanische Schließanlagen

Inhalt

Einleitung

1. Auftragsgegenstand
   
2. Mögliche Elemente einer Leistungsbeschreibung
   
   2.1 Kerninhalte der Leistungsbeschreibung
   
   2.2 Zusätzliche Funktionen
   
3. Wertungskriterien
   
   3.1 Fachliche Wertungskriterien
   
   3.2 Nichtfachliche Wertungskriterien
   
4. Größte Unterschiede bei den durchgeführten Vergaben
5. Fazit und Best Practices
   

Einleitung

Die Ersatzbeschaffung im Schließanlagenumfeld gehört zu den Beschaffungen, die selten geplant und fast immer unter Zeitdruck ausgelöst werden. Ein Schlüssel geht verloren, ein Zylinder klemmt oder ein neuer Mitarbeiter muss mit Schlüsseln ausgestattet werden, die Gründe für einen Neubedarf an Schlüsseln sind vielfältig.

Der Auftragsgegenstand umfasst die Nachfertigung und Lieferung von Schlüsseln zu bestehenden mechanischen Schließsystemen, die Lieferung und den Austausch von Profilzylindern in ihren Bauformen, ergänzendes Zubehör wie Schutzbeschläge, Schließbleche oder Vorhangschlösser sowie die zugehörigen Dienstleistungen: Berechtigungsprüfung, Zuordnung zu Tür und Liegenschaft, Montage mit Funktionsprüfung und die Fortschreibung des Schließplans. Es handelt sich also nicht um die Errichtung einer Anlage, sondern um deren laufende Versorgung.

Der größte Stolperstein liegt nicht dort, wo ihn die meisten Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter vermuten. Gefragt wird üblicherweise, wie sich eine Vergabe ohne Wettbewerb begründen lässt, wenn nur der Hersteller nachfertigen darf. Diese Frage hat durch massive Wertgrenzenanhebungen der Jahre 2025 und 2026 in weiten Teilen Deutschlands an Bedeutung verloren. An ihre Stelle tritt ein unauffälligeres, aber prüfungsrelevantes Risiko: die Schätzung des Auftragswerts. Wer vierzig Einzelbestellungen im Jahr auslöst, die jede für sich unter der Direktauftragsgrenze liegen, hat womöglich einen europaweit auszuschreibenden Bedarf in Einzelvorgänge zerlegt. Inhaltlich besteht zudem die Schwierigkeit, dass genaue Rechte und Rollen festgelegt sein müssen, also klar sein muss, welche Berechtigungen (etwa im Hinblick auf die Zutrittskontolle zu verschiedenen Bereichen oder die Möglichkeit, Gebäude scharf zu schalten) mit dem Schlüssel einhergehen sollen. Eine vorherige Kenntnis bzw. Bestandsaufnahme der aktuellen Ist-Situation einschließlich der Schließpläne ist daher Pflicht.

Die typischen Bedarfssituationen variieren deutlich: In Verwaltungsgebäuden mit stabiler Belegung fällt Ersatzbedarf punktuell an. In Liegenschaften mit hoher Nutzerfluktuation – Studierendenwohnheimen, Schulen, Sportstätten, Unterkünften – entsteht ein planbarer, mengenmäßig erheblicher Dauerbedarf, weil bei jedem Nutzerwechsel Schlüssel zurückgefordert, ersetzt oder Zylinder getauscht werden. Eine dritte Situation ist der Sicherheitsvorfall: Nach dem Verlust eines General- oder Hauptschlüssels steht kurzfristig die Umstellung ganzer Schließbereiche an.

Sicherheitstechnisch gibt es keine Zulassungspflicht für die Nachbeschaffung als solche. Maßgeblich sind die Anforderungen des vorhandenen Systems: Profilschutz, Sicherungskarte oder vergleichbare Legitimationsnachweise, Widerstandsklassen der verbauten Zylinder und die Vorgaben des Objektschutzes. Ergänzend gelten die versicherungsvertraglichen Obliegenheiten der Liegenschaft, die im Schadensfall an die Umstellungspflicht anknüpfen können.

Eine Mischausschreibung ist der Regelfall und nicht die Ausnahme. Lieferanteil und Dienstleistungsanteil sind hier untrennbar: Ein Zylinder ohne Einbau nützt der Hausverwaltung wenig, eine Montage ohne passendes Bauteil ebenso wenig. Nach § 110 GWB richtet sich das anzuwendende Recht bei gemischten Aufträgen nach dem Hauptgegenstand. Ermitteln Sie diesen anhand des geschätzten Wertanteils und dokumentieren Sie das Ergebnis, bevor Sie die Verfahrensart wählen. Achtung an einer Stelle: Sobald in die Tür selbst eingegriffen wird – Fräsarbeiten, Türblattaustausch, Änderungen an Fluchttürverriegelungen – kann ein Bauleistungsanteil entstehen, für den die VOB/A gilt. Grenzen Sie diesen Anteil in der Leistungsbeschreibung ausdrücklich aus oder schreiben Sie ihn getrennt aus.

Etabliert haben sich in den vergangenen Jahren vier Beschaffungstrends: die Bündelung wiederkehrender Kleinbedarfe in Rahmenvereinbarungen statt fortlaufender Einzelvergaben, die Formulierung von Reaktionszeiten als messbare Leistungsparameter mit abgestuften Kategorien, deutlich strengere Prozess- und Dokumentationsanforderungen an die Berechtigungsprüfung sowie mittelfristig angelegte Strategien zur Reduzierung der Vielfalt an Fabrikaten im Bestand.

Relevante CPV-Codes

44520000-1 (Schlösser, Schlüssel und Scharniere), 44521100-9 (Schlösser), 44522000-5 (Verschlüsse, Teile von Schlössern und Schlüssel), 44522200-7 (Schlüssel), 98395000-8 (Schlosserdienste), 50000000-5 (Reparatur- und Wartungsdienste).

Zur Transferlogik: Der Auftragsgegenstand ist ein Mischbedarf. Die 445-er Codes bilden den Lieferanteil ab, 98395000-8 und 50000000-5 den Montage- und Serviceanteil. Führen Sie beide Gruppen in der Bekanntmachung, weil sich die Bieterkreise unterscheiden: Reine Beschlaghändler suchen über die Lieferkategorie, Fachbetriebe mit Montagekapazität über die Dienstleistungskategorie. Diese kombinierte Einstufung entspricht der Praxis bereits veröffentlichter Schließanlagenvergaben, wie sie unter anderem über die Ausschreibungsdatenbank der EU einsehbar sind.

1. Auftragsgegenstand

Grenzen Sie ab, welche Leistungen Sie in die Vergabe aufnehmen sollten und welche besser außen vor bleiben. Benennen Sie außerdem die Varianten der Vertragsgestaltung und die Vorarbeiten, ohne die eine belastbare Leistungsbeschreibung nicht gelingt.

Den Leistungsumfang präzise definieren

Gliedern Sie den Leistungsumfang in drei Bausteine. Diese Struktur erleichtert später die Losbildung, die Preisblattgestaltung und die Wertung, weil sich jeder Baustein getrennt bepreisen und bewerten lässt.

Typische Leistungsinhalte

Lieferleistungen: die Nachfertigung von Ersatzschlüsseln zu vorhandenen Schließungen, Doppel-,